• Главная
    • Новости
    • Рекомендации по организации онлайн мероприятий от компании "Демлинк."

Рекомендации по организации онлайн мероприятий от компании "Демлинк."

29 Апреля 2022 Россия MICE

Дорогие партнеры, 

за время пандемии многие уже  успели освоить онлайн форматы проведения мероприятий, но  кому-то только предстоит организовать онлайн мероприятие впервые.

Компания «Демлинк» за последние 2  года наработала богатый опыт проведения различных онлайн мероприятий: конференции (до 1500 чел.), семинары, тимбилдинги, тренинги и многое другое.

Поэтому, в помощь вашим будущим онлайн мероприятиям  мы предлагаем вашему вниманию сводный материал, в котором отражены основные моменты при подготовке онлайн мероприятий.

Наша задача - быть для вас  профессиональным помощником в ваших проектах и совместно провести любое мероприятие на самом высшем уровне и с отличным результатом.

Мы выделяем  следующие  форматы проведения онлайн мероприятий, а именно:

1. Онлайн.

2. Онлайн + офлайн спикеры (в записи или вживую).  

3. Онлайн + офлайн спикеры и частично зрители (гибрид).

При формировании вашего технического задания, пожалуйста обратите внимание на следующие позиции для составления сметы:

  •    Дата проведения мероприятия и длительность.
  •    Количество участников офлайн и онлайн.
  •     Площадка проведения:

- только онлайн (платформа)?

-  студия для спикеров/гостей?

-  только отель или иная площадка?

Если нужна студия или отель, то уточнить расположение.

  • Уточнить обязательные параметры на площадке или студии: метраж, оборудование, гримерки, место для питания, дополнительные переговорные для спикеров ( например, в случае их подключения онлайн на другие сессии).
  • Формат трансляции и платформа (Zoom/Teams/Webex/Webinar,  другие платформы, возможна разработка платформы).
  • Направленность мероприятия (конференция, совещание, тимбилдинг и пр.). Деловой формат или развлекательный? Необходима  ли креативная составляющая, идея мероприятия?

Если необходим креатив, то в каком объёме (концепция, написание конкурсов или активностей)

  •     Определить будет ли использоваться:

-  видео и графический пакет (титры, заглушки, изображение  на экран)

-  визуальные материалы (приглашение на конференцию, баннеры на сайт, рассылки)

-  печатные материалы (печать баннеров, открыток, наклеек, бейджей)

 - подарочные наборы и прочее брендирование.

  •     Техническая составляющая.

- Какие опции необходимы? (трансляция, чат, голосование, вопрос спикеру, подключение удалённых спикеров – будут ли иностранные участники с подключением из России, с подключением из-за рубежа?, необходимо ли будет выводить зрителей в эфир -  будет  ли это запланировано или необходимо иметь  возможность подключения в любое время по желанию? Возможно - звонок зрителю (заранее записанный/ в реальном времени), синхронный перевод.

- В зависимости от формата мероприятия определить нужна ли профессиональная съемка? В зависимости от формата мероприятия запросить список технического оборудования.

- Загрузка материалов в специальное приложение (расписание конференции, презентации спикеров и пр.), страница с информацией о спикерах, проведение квиза, дополнительные страницы для креативных составляющих (страница рейтинга, страница фото и флешмоба, магазин с подарками и пр.)

  •  Какой необходим привлечённый персонал (ведущий, кавер-группа, приглашённый спикер, официанты.  визажист-гример и пр…)
        
        IMG_2214.JPG

 Важные моменты, которые необходимо проговаривать и тестировать:

·   Видео и графические материалы. Количество предоставляемых материалов на выбор, количество правок и срок согласования, срок обновления с учётом правок со стороны Заказчика и подрядчика.

·   Изготовление.   Возможна разница в цвете из-за формата и материалов, на которые наноситься логотип и KV (Key Visual - ключевой рекламный образ мероприятия ) (электронный баннер или печатный). Необходимо продумать все материалы, размеры, форматы и места, где будет транслироваться KV мероприятия, чтобы всё было в едином стиле. 

  Заказчику необходимо представлять референсы желаемого результата или материалы с прошлых конференций, при наличии,  для понимания подрядчикам какой конечный результат хочет увидеть Заказчик.  Предоставить гайдлайны.

·   Задержка в трансляции, плохой интернет. Такой недостаток может сказаться при синхронном переводе, подключении удалённых спикеров, при проведении активности со зрителями (квиз, опрос, голосование и пр.). Обращать внимание на характеристики интернета.

·  Подключение удалённых участников и съемка/запись. Необходимо провести ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ТЕСТ!!! Спикер должен выйти в эфир  из того места/площадки, студии/офиса и тд.  и с того оборудования (ноутбук, гарнитура и пр.), с какого он планирует подключаться в эфире.  Съемка и запись производится с помощью профессиональных студий и специалистов.

·  Регистрация и тест платформы. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ТЕСТ!!! На первый технический звонок необходимо подключить  команду службы безопасности и IT со стороны Заказчика, чтобы проговорить все детали.  Заказчик должен провести тест совместно с подрядчиками   для уточнения технических параметров и ограничений, которые действуют в компании.

·  Перед началом мероприятия, за несколько дней для всех участников  необходимо провести тестирование платформы. Желательно, чтобы список участников был подан до начала теста и после тестирования не вносились изменения.  

·   Репетиция. ОБЯЗАТЕЛЬНО! Каждое  мероприятие и площадка уникальны.  Спикеру необходимо привыкнуть к студии и техническому персоналу. Необходимо проверить   презентацию, видео и другие материалы, а также освоить процесс переключения.

 Мы очень надеемся, что наши краткие  рекомендации по организации онлайн  мероприятий вам пригодятся в вашей работе.

 Запросы на расчет мероприятий, пожалуйста, направляйте по  адресу:mice@demlink.ru


награды и сертификаты

Перечень наград компании постоянно растет
Лучший онлайн-продукт в сфере MICE и делового туризма 2018. RBT&MA
Лучший онлайн-продукт в сфере MICE и делового туризма 2018. RBT&MA
от 18 Октября 2018
Лучшее агентство делового туризма с оборотом 3-6 млрд рублей. BBTA
Лучшее агентство делового туризма с оборотом 3-6 млрд рублей. BBTA
от 10 Декабря 2018
Лучший инструмент онлайн-бронирования (OBT). BBTA
Лучший инструмент онлайн-бронирования (OBT). BBTA
от 3 Декабря 2018
Лучшее бизнес-трэвел агентство 2017. RBT&MA
Лучшее бизнес-трэвел агентство 2017. RBT&MA
от 5 Октября 2017
Лучшая онлайн-система бронирования для бизнес-путешественников 2016. RBT&MA
Лучшая онлайн-система бронирования для бизнес-путешественников 2016. RBT&MA
от 3 Октября 2016
Лучший организатор конференций за рубежом 2015. RBT&MA
Лучший организатор конференций за рубежом 2015. RBT&MA
от 9 Октября 2015