Компания «Демлинк» в рамках корпоративного сотрудничества отслеживает все поступающие от компании заявки и следит за реализацией каждого проекта.
Мы будем фиксировать поездки сотрудников компании и регулярно представлять отчеты в согласованном с Вашей компанией формате.
Виды основных отчетов:
General report - отражает информацию о количественном и качественном аспектах услуг, приобретаемых сотрудниками компании за определенный период времени
Hotel report - отражает информацию о забронированных отелях, типах номеров и их стоимости
Air report - отражает информацию о тарифах, авиакомпаниях, направлениях, количестве приобретенных билетов
Visa report - дает информацию о количестве приобретенных виз и их типах
Personalizing report - отражает информацию об объеме приобретенных услуг сотрудниками компании
Fair (Missed) Savings report -отражает детальную информацию о перелетах в сравнительной оценке с самым дешевым тарифом и выводит итоговые суммы с экономией затрат/ упущенной экономией
Trilateral agreement report –отчет по трехстороннему договору с авиакомпанией
Отчетность, предоставляемая компанией «Демлинк», позволяет:
Разработать стратегию сокращения расходов
Достичь экономии сокращения расходов, выявив направления поездок для заключения соглашений с авиакомпаниями и определив рентабельность существующих договоренностей
Управлять, контролировать и совершенствовать политику по организации поездок
Определять отклонения от политики, оперируя конкретными данными
Определять случаи и причины, по которым сотрудник выбрал не самый низкий из предложенных тарифов
Консолидировать информацию, поступающую от всех офисов компании
Определять размер экономии для компании
Формат отчетов корректируется в соответствии с пожеланиями компании, возможна также подготовка персональных отчетов в соответствии с запросами. Отчеты предоставляются на ежемесячной, ежеквартальной и годовой основе
Оптимизация расходов
Затраты на деловые поездки составляют значительную расходную статью, приоритетными пунктами которой являются расходы на билеты, проживание в гостиницах и проведение мероприятий.
За подобным бюджетом сложно осуществлять контроль без организованной должным образом политики и установленных процедур.
Главный потенциал по экономии средств на организацию деловых поездок и мероприятий лежит непосредственно в области основной стоимости услуги. Более 90% общих расходов на деловые поездки определяют поставщики услуг (авиакомпании, гостиницы, железная дорога и др.). Для оптимизации затрат корпоративного клиента мы предлагаем комплексный подход к решению этого вопроса, а именно программу по эффективному управлению расходами на основе анализа как текущей операционной деятельности, так и данных по итогам работы отчётных периодов.
На основе договора и сервисного соглашения, где фиксируются нормы финансовой составляющей и утверждённые стандарты по организации командировок и мероприятий, компания «Демлинк» поддерживает Travel Policy клиента, авторизованную систему заказов услуг, отслеживает несанкционированные заказы, предоставляет согласованный заранее формат отчётности.
Управление расходами на этапе заказа
Авиаперелёты
При отсутствии трэвел-политики в компании клиента подбор оптимальных вариантов осуществляется по минимальным тарифам на заданные даты с учётом следующих критериев:
правила тарифа по минимальному пребыванию, предварительному заказу, штрафным санкциям
понижение тарифа за счёт изменения сроков поездки при условии покрытия расходов на проживание
интерлайн-соглашения между перевозчиками и глобальные альянсы
При применении трэвел-политики помимо вышеперечисленных факторов учитываются:
приоритетные/запрещенные клиентом авиакомпании
класс бронирования в зависимости от статуса/должности/отдела сотрудника, времени в пути, авиакомпании, направления полёта
установленное клиентом отклонение от минимальной цены (%)
правило использования прямых рейсов при установленном клиентом отклонении от минимальной цены на стыковочные рейсы
правило использования стыковочных рейсов при утвержденном времени на пересадку
Общие правила подбора вариантов перелёта учитывают:
заданные параметры по поездке и пожелания путешественника (даты поездки, приоритет по времени вылета/прилёта, конкретизация рейсов, стыковочных пунктов, глобальные альянсы перевозчиков при условии участия в бонусной программе и т.д.)
программы лояльности авиаперевозчиков
скидки по трехсторонним договорам с авиакомпаниями
предоставление около 60 вариантов по перелёту, начиная от минимально возможного тарифа
тарифы авиакомпаний-дискаунтеров, опубликованные в GDS
категорию отеля/номера в зависимости от позиции сотрудника
альтернативные варианты размещения при согласованном отклонении от заданных параметров (расположение, время заезда/отъезда, бюджет, оснащенность отеля и т.д.)
рекомендуемые/запрещенные клиентом отели и гостиничные цепочки
прямые контрактные цены (возможность экономии до 40% от официально опубликованной цены от стойки)
подтверждение размещения в пиковые даты по конфиденциальным тарифам за счёт собственных блоков мест
блоки мест на выставочные периоды
услугу Upgrade при групповых заказах
корпоративные тарифы клиента в глобальных системах бронирования
желаемую форму оплаты (например, оплата на стойке по тарифам Демлинк)
Мероприятия
Богатый опыт в организации корпоративных мероприятий, сотрудничество с национальными офисами зарубежных стран, иностранными конгресс-бюро, наличие огромной базы по площадкам для мероприятий, широкая партнёрская сеть позволяют нам разработать и организовать уникальные программы любого типа. Мы предлагаем различные мероприятия — от поощрительной поездки для сотрудников, мероприятий по укреплению командного духа, премиальной поездки для постоянных покупателей до организации конференций, семинаров и посещения выставок.
Подбор вариантов для проведения мероприятия учитывает:
заблаговременное бронирование мероприятия
наличие прямых договоров с партнерами и конфиденциальные цены
возможность пакетирования услуг для снижения затрат
бесплатную инспекционную поездку
услугу Upgrade
Управление расходами по итогам отчетных периодов
Анализ статистических данных, предоставленных компанией до начала сотрудничества, позволяет сделать прогноз на примерную потенциальную величину экономии расходов на деловые поездки при условии консолидации размещаемых заказов через компанию «Демлинк». Детализированная отчётность от нашей компании по истечении отчетных периодов отражает реальные показатели достигнутой экономии и даёт возможность корпоративному клиенту своевременно корректировать бюджет.
Компанией «Демлинк» разработаны более 70 видов сводных отчётов и реестров (как стандартных, так и персональных), предусматривающих все пожелания и специфику работы клиентов.
Анализ приобретенных услуг осуществляется по следующим параметрам:
Сравнение годовых/квартальных/месячных объёмов. Отслеживание динамики заказов за установленные периоды.
Статистика продаж по юр. лицам холдинга
Кол-во заказов и расходы на проекты/кост-центры/подразделения
Формы оплаты. Сравнение продаж по формам оплаты, принятым в компании клиента
Сравнение заказов на билеты и услуги
Расходы, понесенные вследствие возвратов/ обменов/ аннуляций
Сравнение заказов на авиа- и ж/д билеты
ТОП приоритетных направлений
ТОП приоритетных авиакомпаний. Выявление приоритетных перевозчиков для перераспределения объема по перелетам или заключения корпоративных бонусных программ/трёхсторонних договоров
ТОП часто летающих пассажиров
Соотношение возврат/продажа. Анализ своевременности приобретения билетов, кол-во корректировок и отмен при планировании командировок
Соотношение международных и внутренних поездок
Соотношение классов
Трёхсторонние договоры. Экономия
Предпосылки для заключения трёхсторонних договоров. Расчет объёма по тарифу по основным авиакомпаниям. Проверка выполнения условий таргета для заключения договора
Причины выбора тарифов (Reason codes)
Сравнение применённых тарифов с минимальными и максимальными на день бронирования. Анализ экономии затрат и упущенной выгоды
Статистика предварительных бронирований. Анализ времени заказа до вылета (кол-во дней) и причин выбора тарифов
Виды услуг. Сравнение по количеству заказов и расходам
Гостиницы. Города. Страны. Кол-во ночей/Кол-во номеров/Расходы/Средняя стоимость ночи. Определение приоритетных отелей и направлений для получения специальных условий, выявление перспективных направлений для консолидации заказов
Гостиницы РФ. Сравнение цены "Демлинк" с открытой ценой отеля. Показатели экономии
Отчётность, предоставляемая компанией «Демлинк», позволяет:
Определить направления для сокращения расходов, выявив направления поездок для заключения соглашений с авиакомпаниями и рентабельность существующих договоренностей
Разработать стратегию сокращения расходов
Выявлять отклонения от трэвел-политики и причины несоблюдения
Определять причины выбора тарифа и размер упущенной выгоды в сравнении выбранных тарифов с минимальными
Консолидировать информацию, поступающую от всех офисов компании
Контролировать и своевременно корректировать трэвел-политику
По результатам года или полугодия мы инициируем встречу с корпоративным клиентом с целью обсуждения политики компании в области business travel и MICE и определяем дальнейшие шаги по оптимизации расходов. На основе проведенного анализа по основным трем позициям (билетам, гостиницам и мероприятиям) вырабатываются конкретные меры, которые должны предпринять обе стороны в следующем отчётном периоде с целью эффективного управления расходами.
Формат отчётов корректируется в соответствии с пожеланиями клиента или разрабатывается персонально в соответствии с требованиями синхронизации данных с учетной системой. Отчёты предоставляются по установленным договором периодам, либо по запросу клиента.
Стандарты качества
Компания «Демлинк» работает в круглосуточном режиме - 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году, что позволяет предоставлять всем клиентам услуги оперативно и своевременно реагировать на любые изменения.
Функциональные обязанности персонала ночной смены
По оформлению авиа и ж/д перевозок:
Обработка всех заявок с почты avia@demlink.ru с 21:00 до 09:00 по будним дням и с 19:30 до 10:00- по выходным и праздничным дням.
Обработка очередей в системах бронирования Амадеус, Габриель, Сирена
Обработка заявок и запросов, переданных дневной сменой
Оформление и возврат билетов, выставление счетов и оформление доставок
Оформление и возврат электронных ж/д билетов
По бронированию услуг въездного туризма:
Решение вопросов при форс-мажорных ситуациях, а также вопросов, связанных с заселением в отель или оказанием другой услуги
Выполнение поручений менеджеров въездного отдела, которые требуется реализовать именно в ночное время
Обработка срочных заявок с почты info@demlink.ru и incoming@demlink.ru, пришедших после 21:00 до 09:00 по будним дням и с 19.30 до 10.00 по выходным и праздничным дням
Отправка подтверждений о получении срочных заявок от клиентов
По департаменту зарубежных поездок:
Решение вопросов при форс-мажорных ситуациях, а также вопросов, связанных с заселением в отель или оказанием другой услуги
Выполнение поручений менеджера зарубежного отдела, которые требуется реализовать именно в ночное время
Проверка наличия оформленной страховки
Формы обслуживания
Вам могут быть предложены различные варианты обслуживания, которые наиболее удобны для Вас и соответствуют требованиям Вашей компании.
Виды возможных договоров при сотрудничестве
Основной договор
Соглашение о конфиденциальности
Соглашение об уровне сервиса (Service Level Agreement)
Соглашение о работе в личном кабинете
Стандартная операционная процедура (для фармацевтических компаний)
Варианты обслуживания:
Имплант - офис
В офисе Вашей компании на постоянной основе может работать представитель нашей компании, который будет координировать все Ваши заказы. Вы сможете получать услуги из одних рук.
Компания «Демлинк» при наличии в Вашей компании значительного объема услуг предлагает открытие имплант-офиса и организует предоставление высокопрофессионального специалиста, при необходимости предоставит нескольких специалистов, которые будут четко соблюдать трэвел-политику компании, глубоко знать специфику Вашего бизнеса и адаптироваться к индивидуальным пожеланиям Ваших сотрудников.
Имплант-офис позволяет более оперативно решать вопросы, связанные со всеми заказами — от корпоративных заявок до индивидуальных запросов сотрудников.
Принципы работы имплант-менеджера
Компания "Демлинк" гарантирует предоставление высокопрофессионального сотрудника, который обеспечит:
Соблюдение корпоративных стандартов и Travel policy компании
Профессиональный кругозор в области бизнес-трэвел (авиаперевозки, гостиницы, трансферы, визовые правила)
Эффективную коммуникацию и взаимодействие с сотрудниками Вашей компании
Бронирование и оформление билетов на внутренние и международные авиаперевозки
Предоставление оперативных консультаций по визовым вопросам
Обработка заявок на частный отдых от сотрудников компании
Оформление, координация и контроль за исполнением заказов, проходящих через любые подразделения компании «Демлинк»
Предоставление отчетов и детализированной статистики совместно с account менеджером
Сохранение документации
Компания «Демлинк» будет хранить всю документацию и счета, имеющие отношение к оказанным услугам. Ваша компания будет обладать правом на аудит, копирование и изучение данной документации с целью проверок понесенных ими затрат в любое время в рамках реализации данного проекта.
Аутплант
Если Ваша компания является заказчиком большого объема туристических услуг, и Вы нуждаетесь в комплексном обслуживании, то Вам может быть выделен персональный менеджер внутри офиса компании «Демлинк», обслуживающий только Вашу компанию.
Отдел комплексного обслуживания
Если Вашей компании необходим полный комплекс услуг, то для Вас может быть выделен один персональный менеджер, оказывающий большинство услуг и контролирующий ход исполнения заявок.
Рабочая группа персональных менеджеров
Вашей компании могут быть выделены несколько персональных менеджеров из разных отделов, которые будут обслуживать Вашу компанию на постоянной основе.
Общее обслуживание
Вы можете обращаться к любому менеджеру нашей компании по своему усмотрению и в зависимости от направления и услуги, которая Вам необходима. Компания «Демлинк» предлагает обеспечить необходимое количество сотрудников для обслуживания Вашей компании.
Персональный бухгалтер
Каждая компания, являющаяся клиентом компании «Демлинк», имеет персонального бухгалтера, закрепленного за компанией. Персональный бухгалтер четко соблюдает все требования по документообороту, согласно договору, оформляет документы по форме, согласованной с Вашей компанией, своевременно производит необходимые сверки с учетом финансовых условий и особенностей Вашей компании.
Персональный Key Account Manager
Каждая компания, являющаяся клиентом компании «Демлинк», имеет в отделе маркетинга персонального куратора (Key Account Manager), который решает все вопросы, связанные с договорными отношениями, предоставлением специальных условий, проведением деловых встреч. Куратор проводит постоянное информирование клиентов о всех новостях и изменениях в компании и по услугам.
Формы оплаты
Оплата счетов возможна по безналичному расчету, за наличный расчет, кредитными картами. Мы имеем возможность предложить заключение как рублевого, так и валютного контракта.
Оплата счетов стандартно по договору в течение трех-пяти банковских дней. По договоренности возможны другие сроки оплаты счетов, а также расчеты по сводным счетам 1-2-3 раза в месяц. При авансовых платежах или депозите возможно кредитование до 30-60 дней.
Business Travel Account
По желанию клиента предлагаем обслуживание по системе Business Travel Account. Корпоративная кредитная карта «American Express –BTA» в рублях РФ от ООО «Америкэн Экспресс Банк», позволит централизованно оплачивать расходы связанные с организацией деловых поездок.
BTA – это виртуальная кредитная карта с присвоением электронного номера. Компания «Демлинк»
использует карту для бронирования и оплаты различных услуг согласно заявкам от клиентов. Все транзакции по карте суммируются в единой ежемесячной выписке и электронном файле с детальными данными по поездкам.
Экономия средств компании:
Эффективное использование оборотных средств компании
Беспроцентный кредит до 58 дней при оплате расходов картой
Отсутствие курсовых разницы при оплате расходов в рублях РФ
Автоматизация процесса обработки счетов и учета расходов
Возможность интеграции данных счета-выписки во внутренние системы отчетности Вашей компании для последующего анализа
Снижение трудозатрат на обработку счетов и оплату посредством получения
консолидированного ежемесячного счета-выписки
Единый счет выставляется один раз в месяц с разбивкой по использованным услугам. Вы имеете возможность произвести оплату данного счета в установленные договором сроки, таким образом, получая существенную кредитную линию. Система отчетов Corporate Business Account позволяет анализировать произведенные затраты с разбивкой по центрам затрат, отделам или проектам.
Благодаря прямым договорам с авиакомпаниями, отелями, транспортными компаниями, российскими и международными партнерами, работающими с трэвел-агентствами, мы предложим Вам оптимальные, выгодные и качественные предложения для деловых поездок и мероприятий на самый взыскательный вкус и любой бюджет.